Buyer's Guide

信譽是電郵發送的關鍵因素

經常轉換電郵服務供應商，會使您難以建立正面的信譽給網絡供應商(ISPs)及電郵收件者。每次從同一電郵服務供應商（和相同的IP地址）穩定地發送您的電郵推廣活動，肯定能大大提高您的電郵成功發送率。

進階的營銷技術需要更豐富的技術集成

高度的數據集成系統對進階的電郵推廣技術是必需的，如: 自動化活動及營銷生命週期 (需要經常地、甚至即時地傳送大量數據資料)。當電郵推廣活動一開始運作，要從一個供應商轉變到另外的，是十分困難和不切實際。

電郵服務供應商是您和您的客戶之間不可或缺的溝通橋樑

客戶的資料可能是貴公司最寶貴的資產。因此，您需要找到一個有良好信譽、完整性及技術專業知識的電郵推廣供應商，能保障及好好處理您的資料數據。要考慮該供應商能否符合您的需求，和能否追上變化迅速的電郵推廣市場？

如何開始挑選過程?

找出您的需要和目標

在您開始尋找電郵服務供應商前，首先應該清楚理解您現有的電子營銷策略，確認您目前的需要和未來所需。為您的電郵推廣活動建立目標、時間表及預算。

決定您需要甚麼級別的服務

您想您的電郵推廣活動怎樣運作? 您需要全方位服務、自助形式，還是兩者並用? 您的供應商或‘軟件即服務’(SaaS) 供應商，會在其數據庫中心提供託管應用服務 (ASP)方案，提供全面的維修、日常技術運作及支援。您不需要您自己的硬體、軟體或技術人員來配合。您可選擇以下的ASP方案:

• 全方位服務:
  服務供應商替您處理整個電郵推廣運作功能，及其他相關服務。
• 自助形式:
  透過網上介面，由您自行操作。
• 協作性服務:
  您和您的供應商各自負責其中部分，並會共同參與電郵推廣策略、最佳做法、實行、設計及市場營銷等方面的工作。

編寫議案徵求招標書(RFP)

一個好的招標書(RFP)能吸引策劃周詳的建議書，並能與電郵服務商建立一個更順暢的工作關係。一般來說，RFP包含兩個主要部分 - 您需要提供的資料和您要求供應商提供的資料，詳情如下：

I. 您提供的資料

要讓您的潛在供應商更了解您，使他們能草擬一份符合您需要的建議書 , 您需提供以下資料：

• 公司資料 – 公司歷史和背景、產品和服務、目標受眾、競爭環境，持續的營銷活動或商業挑戰等；
• 電郵推廣活動 – 活動原因、您的目標、時間表和詳細的電郵推廣計劃；
• 招標過程 – 行政及建議書提交的準則、招標過程的時間表，甚至建議書記分系統。

盡可能提供多些資料給電郵服務商，這能減省很多時間及討論。如果披露的資料是比較敏感或機密的，確保供應商在接受整份RFP前，簽署保密協議。

II. 您要求投標者提供的資料

這部分是您要求供應商為您的電郵推廣活動提出解決方案。如果您想要自助式電郵推廣服務，您會著眼於其使用功能及可用性。若想要全方位服務形式，您會想知更多有關供應商的專業服務。下列五點是當中包括的部分：

• 服務供應商資料

  知道更多有關服務供應商的公司背景、現狀、客戶資料及未來發展等問題:

  • 內容提要: 要求供應商用4 - 5點簡要介紹公司，或描述其對網上發展及電郵營銷前景的觀點，告訴您有關其公司的特色、理念、在行內的地位及作為一個服務供應商的角色。
  • 供應商的穩定性: 您的服務供應商會在未來幾年仍然能為您提供高質數的電郵推廣服務及技術嗎? 在過去經歷甚麼的發展和增長? 是否在過去三至四年持續增長? 對小規模的公司來說，盈利也許是預測其穩定性的最好指標。大型電郵推廣服務公司的業務相對比較穩定。此外，您也需知其公司的合作伙伴。
  • 競爭優勢: 是甚麼因素令一服務供應商突圍而出? 不妨向投標者提出這個問題，您會更了解他們的特色。許多電郵推廣服務公司提供的功能可能很相似，我們需作深入比較，找出每一公司的優勢。
• 建議方法

  透過這部份您會知道電郵推廣服務商是否清楚明白您的需要及能否提供您所想的。您可以要求他們提供以下資料:

  • 基本功能: 不但著重供應商能提供甚麼服務功能，還要預計該服務產品能否跟得上行內的不斷變化，以及會隔多久提升產品質數以響應客戶的需求。供應商的產品能否滿足您當前或在未來六個月到一年的所需？要求供應商作一份對您電郵推廣需要的預測表。
  • 數據保安及儲放: 客戶資料及郵寄記錄資料庫是您的資產。要知道您的ASP數據中心是否有足夠的安全和備份是十分重要的。詢問供應商有關處理資料數據的保安及存儲，並需由您自己的IT人員作檢查及確認。
  • 應用程式介面 (API): 您需要供應商的電郵推廣活動能容易與您的其他系統聯繫嗎? API是一個能由其他電腦程式提出服務指令的系統，容許資料數據的交換。確保供應商的API系統已運作一段時間及已成功給其客戶使用。您也需知道該供應商的API是否適合您自己的技術程度。
• 客戶服務及支援

  當您遇上突發性情況如人手不足或電郵推廣的高峰期? 您的服務供應商能否支援您所需? 確保您已詢問供應商有關他們將提供的補充服務或其他資源。

• 參考

  當索取參考資料時，盡可能跳過供應商最熱門的那些例子。要清楚知道該供應商如何能符合您需要，您可以詢問其客戶公司的名稱、發送電郵數量、與您近似(避免同行)的級別或服務類型。參考例子應盡可能包括一個至少有兩年電郵推廣經驗的公司、一個有六至十二個月經驗的公司，及少於六個月經驗的公司。您可能會發現一些供應商不想透露太多具體的參考資料，直到他們已經通過了初步的招標階段。這是絕對正常的情況。

• 詳細報價

  很多供應商只會考慮CPM (每一千作計算)，費用總額可以很大。請確認您要求供應商列出所有前期費用及以情景為基礎的定價。預計所有潛在費用如：圖片託管、數據庫變、發送管理、病毒營銷策略、定制報告、設置費、API登入許可、發送監測等。有時，當您的電郵推廣計劃不斷發展，您可能會發現電郵發送數量會有顯著增加。按逐個項目或以情景為定價基礎，您會更準確了解您的電郵推廣計劃的實際成本和預期增加費用。

發表招標書 (RFP) 後注意事項:

給供應商大約三個星期的時間完成並提交其RFPs。同時，您應該：

• 允許公開的溝通渠道:

  提供您的聯絡方法給供應商，讓他們能詢問或澂清所有和您的利益有關的疑問。

• 回應問題:

  歡迎供應商向您提出問題並盡量解答，確保他們明白你的要求，從而能作出有效的應對。

• 要求深入的報告示範:

  要求入圍單位提交有關其電郵應用程式的深入示範，使您能清楚所有功能及安裝程序。

• 要求兩個最佳的入圍者作兩至三小時的最後報告示範

  讓最後兩個入圍單位根據其RFP所述的進行兩至三小時的報告示範。您可預備一個電郵推廣活動的實際情況，並要求他們根據情況示範如何解決問題及運用其電郵服務功能。

• 約見有關人士:

  與他們負責人士聯絡，如: 客戶經理或策略人員，確保您對他們的能力有信心及能與他們一起工作。